Вы что не знали что давно уже есть структура такая как Главархивпроект где могут вам помочь привести в порядок свои архивы и сделают так что вы больше не будете нуждаться в том чтобы хранить эти все документы у себя, обратитесь к ним они подробнее все расскажут
https://glap.ru